Wer selbstständig ist und von zu Hause arbeitet, zieht nie nur privat um. Mit der Wohnung wandert auch das Büro, und mit dem Büro die Geschäftsadresse, die Technik, die Kundenkommunikation und oft genug der nächste Abgabetermin. Ein Tag ohne Internet ist für Angestellte ärgerlich, für Freiberufler kann er bares Geld kosten. Und nicht nur die Post muss die neue Adresse kennen: Auch Kunden, die Sie über das Internet finden, sollten Sie am neuen Standort sofort wiederfinden. Wie wichtig eine aktuelle, gut gepflegte Online-Präsenz dafür ist, weiß jede SEO-Agentur in Berlin aus Erfahrung.
Wir ziehen regelmäßig Grafikerinnen, Programmierer, Steuerberaterinnen, Coaches und andere Selbstständige um. In diesem Beitrag haben wir zusammengetragen, woran Sie denken sollten, damit Ihr Geschäft den Umzug ohne Unterbrechung übersteht.
Inhaltsverzeichnis
Den Umzug um die Arbeit herum planen
Der größte Fehler, den wir bei Selbstständigen beobachten, ist, den Umzug in eine ohnehin volle Woche zu quetschen. Schauen Sie zuerst in Ihren Projektkalender und suchen Sie sich ein Zeitfenster ohne wichtige Abgaben oder Kundentermine. Informieren Sie laufende Kunden frühzeitig, dass Sie an zwei oder drei Tagen eingeschränkt erreichbar sind. Die meisten reagieren verständnisvoll, wenn sie es rechtzeitig wissen, und nicht erst, wenn eine Mail unbeantwortet bleibt.
Packen Sie Ihr Arbeitszimmer als Letztes und packen Sie es als Erstes wieder aus. So können Sie bis kurz vor dem Umzug normal arbeiten und sind am Tag danach schnell wieder einsatzbereit. Ein kleiner Arbeitskarton mit Laptop, Ladegeräten, Kopfhörern, Notizbuch und den wichtigsten Unterlagen fährt am besten bei Ihnen im Auto mit, nicht im Umzugswagen.
Internet und Telefon: Der kritischste Punkt
Beim Umzug des Internetanschlusses kann es zu Lücken kommen, besonders wenn in der neuen Wohnung erst ein Techniker vorbeikommen muss. Kümmern Sie sich deshalb spätestens sechs bis acht Wochen vorher um den Umzug Ihres Anschlusses. Prüfen Sie außerdem, welche Anbieter an der neuen Adresse überhaupt verfügbar sind und mit welcher Bandbreite.
Planen Sie trotzdem einen Notfallplan ein. Ein mobiler Hotspot über das Smartphone oder ein LTE- oder 5G-Router mit Prepaid-Datentarif überbrückt einige Tage problemlos. Auch Coworking-Spaces sind eine gute Ausweichmöglichkeit, von denen es in Berlin in fast jedem Bezirk welche gibt. Wie Sie Strom, Internet und andere Verträge beim Umzug richtig ummelden, lesen Sie in unserem Beitrag zu Verträgen beim Umzug.
Technik sicher transportieren
Ihr Rechner ist Ihr wichtigstes Arbeitsmittel. Bevor er in einen Karton kommt, sollten Sie eine aktuelle Datensicherung erstellen, am besten doppelt: einmal auf einer externen Festplatte, die Sie selbst transportieren, und einmal in der Cloud. Das klingt übervorsichtig, aber ein heruntergefallener Karton oder ein kurzer Wasserschaden genügt, und Monate an Arbeit sind weg.
Monitore gehören möglichst in die Originalverpackung oder aufrecht zwischen weiche Materialien. Kabel beschriften Sie am besten mit Kreppband, bevor Sie sie abziehen, und fotografieren die Rückseite Ihres Rechners samt Anschlüssen. Drucker sollten ohne Tintenpatronen transportiert werden. Weitere praktische Tipps finden Sie in unserem Ratgeber Elektronik richtig verpacken. Bei größeren Arbeitsplätzen mit mehreren Rechnern, Servern oder Studioausstattung lohnt sich außerdem ein Blick auf unsere Leistungen zum Büroumzug in Berlin.
Gewerbeamt, Finanzamt und Kammern
Gewerbetreibende müssen den Umzug ihres Betriebs beim Gewerbeamt anzeigen. Bleiben Sie in Berlin, genügt in der Regel eine Ummeldung. Ziehen Sie in eine andere Gemeinde, ist eine Abmeldung am alten und eine Anmeldung am neuen Ort nötig. Freiberufler brauchen keine Gewerbeanmeldung, müssen aber wie alle Selbstständigen dem Finanzamt die neue Anschrift mitteilen. Da Berlin mehrere Finanzämter hat, kann sich mit dem Umzug auch die Zuständigkeit ändern. Die Änderung lässt sich bequem online über ELSTER erledigen.
Vergessen Sie außerdem Kammern, Berufsverbände, Künstlersozialkasse, Krankenkasse, Berufshaftpflicht und Bank nicht. Ein Überblick über Pflichten und Meldewege für Selbstständige findet sich auf dem Existenzgründungsportal existenzgruender.de des Bundes.
Kunden und Online-Präsenz aktualisieren
Ihre Geschäftsadresse steht an mehr Stellen, als Sie denken. Gehen Sie in Ruhe alles durch: Impressum Ihrer Website, E-Mail-Signatur, Rechnungs- und Angebotsvorlagen, Visitenkarten, Briefpapier, Branchenverzeichnisse, Social-Media-Profile und Ihr Unternehmensprofil bei Suchmaschinen und Kartendiensten. Ein veraltetes Impressum ist nicht nur unprofessionell, sondern kann auch rechtlich problematisch werden.
Besonders wichtig sind einheitliche Angaben. Wenn Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer überall exakt gleich geschrieben sind, finden Kunden Sie leichter, und Suchmaschinen können Ihre Angaben eindeutig zuordnen. Informieren Sie Stammkunden zusätzlich persönlich per Mail. Das ist gleichzeitig ein schöner Anlass, sich einmal wieder in Erinnerung zu bringen.
Ein praktischer Tipp: Legen Sie sich eine einfache Liste an, auf der Sie jede Stelle abhaken, an der Ihre alte Adresse noch steht. Nach ein paar Wochen fallen Ihnen erfahrungsgemäß noch weitere ein, etwa ein altes Profil in einem Branchenportal oder ein Online-Shop, bei dem Sie Material bestellen. Richten Sie zusätzlich einen Nachsendeauftrag für mindestens sechs Monate ein. So landen auch Briefe von Kunden oder Behörden, die Ihre neue Adresse noch nicht kennen, zuverlässig bei Ihnen.
Geschäftsunterlagen und Akten sicher umziehen
Rechnungen, Verträge, Kundenakten und Belege unterliegen Aufbewahrungsfristen, bei vielen Unterlagen sind es sechs bis zehn Jahre. Sie dürfen beim Umzug also weder verloren gehen noch in falsche Hände geraten. Packen Sie Ordner stehend in stabile, nicht zu große Kartons, denn Papier ist schwerer, als man denkt. Nummerieren Sie die Kartons und führen Sie eine kurze Liste, welche Ordner in welchem Karton liegen. So finden Sie den Vertrag, den ein Kunde in der Umzugswoche plötzlich braucht, ohne alles aufzureißen.
Unterlagen mit personenbezogenen Daten Ihrer Kunden, etwa bei Coaches, Therapeutinnen oder Steuerberatern, sollten Sie verschlossen und getrennt transportieren. Am sichersten ist es, diese Kartons selbst im Auto mitzunehmen oder sie deutlich gekennzeichnet direkt an das Umzugsteam zu übergeben, damit sie nicht unbeaufsichtigt im Treppenhaus stehen. Nutzen Sie den Umzug außerdem, um abgelaufene Unterlagen datenschutzgerecht zu vernichten. Jeder Ordner, der nicht mehr mit muss, spart Platz und Tragearbeit.
Denken Sie schließlich an Ihre Versicherungen. Eine Betriebshaftpflicht oder Inhaltsversicherung für Bürogeräte bezieht sich häufig auf eine bestimmte Adresse. Melden Sie die neue Anschrift rechtzeitig, damit Ihr Equipment ab dem ersten Tag in der neuen Wohnung versichert ist.
Den neuen Arbeitsplatz einrichten
Ein Umzug ist die Chance, den eigenen Arbeitsplatz besser zu gestalten. Stellen Sie den Schreibtisch nach Möglichkeit seitlich zum Fenster, damit Sie weder geblendet werden noch im eigenen Schatten sitzen. Prüfen Sie, wo Steckdosen und Netzwerkanschlüsse liegen, bevor die Möbel stehen. Und investieren Sie in einen guten Stuhl, falls das bisher zu kurz gekommen ist. Ihr Rücken wird es Ihnen danken. Planen Sie außerdem gute Beleuchtung für die dunkle Jahreszeit und einen Platz für Ablage ein, damit sich Papierstapel nicht auf dem Schreibtisch sammeln.
Wer Kunden zu Hause empfängt, sollte außerdem an ein Klingelschild mit Firmennamen, einen aufgeräumten Eingangsbereich und eine klare Wegbeschreibung denken. Und wenn Sie ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Voraussetzungen die neue Wohnung erfüllen muss.
Häufige Fragen zum Umzug als Selbstständiger
Muss ich mein Gewerbe beim Umzug ummelden?
Ja. Gewerbetreibende zeigen den Umzug beim Gewerbeamt an. Innerhalb derselben Gemeinde reicht meist eine Ummeldung, bei einem Ortswechsel sind Ab- und Anmeldung nötig.
Müssen Freiberufler dem Finanzamt den Umzug melden?
Ja, die neue Anschrift muss dem Finanzamt mitgeteilt werden. In Berlin kann sich dadurch auch das zuständige Finanzamt ändern.
Wie vermeide ich eine Internet-Lücke nach dem Umzug?
Beauftragen Sie den Umzug des Anschlusses frühzeitig und halten Sie einen mobilen Hotspot oder einen Coworking-Platz als Ausweichlösung bereit.
Wo muss ich meine neue Geschäftsadresse ändern?
Unter anderem im Impressum, in E-Mail-Signatur, Rechnungsvorlagen, Branchenverzeichnissen, Social-Media-Profilen und im Unternehmensprofil bei Suchmaschinen.
Wie transportiere ich meinen Computer sicher?
Erst eine doppelte Datensicherung anlegen, dann Rechner und Monitor gut gepolstert verpacken. Die Festplatte mit dem Backup transportieren Sie am besten selbst.
Kann ich die Umzugskosten steuerlich absetzen?
Beruflich veranlasste Kosten können unter Umständen als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Die Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Wie informiere ich meine Kunden am besten?
Persönlich per Mail an Stammkunden, dazu aktualisierte Angaben auf Website und Profilen. Ein kurzer Hinweis auf eingeschränkte Erreichbarkeit am Umzugstag schafft Verständnis.
Wann sollte ich das Arbeitszimmer packen?
Als Letztes. So können Sie bis kurz vor dem Umzug arbeiten und richten den Arbeitsplatz in der neuen Wohnung als Erstes wieder ein.
Fazit: Umziehen, ohne das Geschäft anzuhalten
Mit einem gut gewählten Zeitfenster, früher Planung für Internet und Behörden, gesicherten Daten und aktualisierten Kontaktdaten läuft Ihr Geschäft auch während des Umzugs weiter. Den Transport übernehmen wir gern, sorgfältig und termingenau.
